Inhalt

• Warum Geschäftsprozesse automatisieren?
• Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
• Welche Arten von Automatisierungen gibt es?
• Was ist Robot Process Automation (RPA)?
• Was ist Business Process Automation (BPA)?
• Automatisierung von Geschäftsprozessen in der Praxis

Warum Geschäftsprozesse automatisieren?

Bei der Automatisierung von Prozessen geht es nicht darum Arbeitskraft zu ersetzen. Sie gibt Unternehmen vielmehr die Möglichkeit sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren und dadurch die eigene Position im Wettbewerb zu stärken. Automatisierte Prozesse schaffen Freiräume, die dann wiederum für Innovationen und weitere Optimierungen verwendet werden können.

Welche Prozesse lassen sich automatisieren?

Je strukturierter ein Prozess ist, desto geeigneter ist er für eine Automatisierung. Die Unterscheidung fällt je nach Komplexität des Prozesses:

a) Folgt der Prozess einer simplen Abfolge von Schritten, die aber stets in derselben Reihenfolge geschehen?

b) Sind mehrere Teilschritte und vielleicht sogar Entscheidungsebenen nötig, die dann in unterschiedlichen Ergebnissen münden?

Neben dem eigentlichen Kerngeschäft eines Unternehmens gibt es eine Vielzahl von parallelen Prozessen, die für den reibungslosen Betrieb jedes Unternehmens nötig sind, z.B. Qualitätssicherung, Buchhaltung, Verwaltungsaufgaben. Diese Aufgaben zeichnen sich oft durch eine hohe Standardisierung und eine teilweise eng verzahnte Abfolge von Teilschritten bzw. wiederkehrenden Aktionen aus – und gerade hier gibt es durch eben jene Standardisierung auch ein hohes Potenzial zur Automatisierung.

Welche Arten von Automatisierungen gibt es?

Automatisierungen erfolgen meist mithilfe von Technologien in Form von Software (oft als „Bots“ bezeichnet). Weitaus gängiger sind „klassische“ Varianten, wie Makros oder Skripte. Dabei handelt sich bei Makros um kurze Code-Schnipsel, die meist Tastatur- oder Mausaktionen ausführen. Skripte dagegen sind komplexer und enthalten mehr Code zur Durchführung verschiedener Aufgaben. Beide werden meist manuell ausgeführt, was den Grad der Automatisierung abschwächt.
Bots unterscheiden sich dagegen durch folgende Faktoren:

• Sie sind dynamischer und intelligenter.
• Sie müssen nicht manuell ausgeführt werden.
• Können auf einzelne Ereignisse oder Kombinationen von Ereignissen reagieren.

Dabei unterscheidet man zwischen Robot Process Automation (RPA) und Business Process Automation (BPA). Sie unterscheiden sich in ihrer Anwendung und Umfang sowie in der Art des zu automatisierenden Prozesses.

Was ist Robot Process Automation (RPA)?

Unter RPA versteht man die Automatisierung einstufiger Prozesse, auch einzelner Schritte als Teil eines umfassenderen Prozesses. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass sie standardisiert sind und sich immer wiederholen. Unterschiedliche Ergebnisse kommen durch menschliche Entscheidungen zustande. Ein weiteres Merkmal: Die Interaktion geschieht (im digitalen Umfeld) über eine Software-Oberfläche. Hier werden häufig dieselben Schritte wiederholt.

Entsprechende Bots (Roboter) ahmen hier die Handlungen des Menschen nach und führen diese anschließend selbst durch. Ein einfaches Beispiel sind bekannte Automatisierungen im Sinne von Wenn-Dann-Regeln. Hier reagiert der „Bot“ auf denselben Reiz und löst eine entsprechende Aktion aus. Kompliziert wird es, wenn Handlungen oder Ereignisse vorkommen, die von der Norm abweichen. In diesem Fall muss der Mensch selbst wieder aktiv werden.

Vorteile:

• Schnelle Umsetzung
• Der Prozess muss meist nicht oder nur geringfügig geändert werden
• Effizienzsteigerung
• Sinkende Fehlerquote

Was ist Business Process Automation (BPA)?

BPA ist die umfangreichere Automatisierung von beiden. Sie beinhalten mehrere Prozessschritte und verschiedene Entscheidungsebenen, die im einzelnen wiederrum von RPA-Bots ausgeführt werden können. Das Ziel von BPAs ist die Optimierung bestehender, umfangreicher Prozesse.
Es gibt bereits Lösungen und Plattformen, wie YUNA, mit denen sich Business Process Automation umsetzen lässt. Mit ihnen lassen sich einzelne Robot Process Automation Bots verbinden. Zudem sind sie in der Lage, per Künstlicher Intelligenz unterschiedliche Lösungswege zu verfolgen. Sie bieten Funktionen, die Data Mining und das Zusammenführen von Datensilos beinhalten, der Datenaufbereitung und anschließender Analyse, gefolgt von umfassenden automatisierten Aktionen. BPA ist somit ein ganzheitlicher Ansatz, der von Grund auf gestaltet wird und mehrere Stakeholder im Unternehmen betrifft. Zur Umsetzung wird der gesamte Prozess mit allen Teilschritten betrachtet:

• Welche Prozesse oder Schritte eignen sich für eine Automatisierung?
  Der Prozess muss als Ganzes betrachtet werden. Wer sind die Beteiligten? Was sind die jeweiligen Schritte? Die zentralen Elemente sind hier: Kommunikation und Transparenz. Die Absichten und Vorteile müssen kommuniziert werden. Das Ziel ist es, MitarbeiterInnen die Arbeit zu erleichtern – nicht sie zu ersetzen.

• An welchen Punkten lässt sich wie Zeit sparen, z.B. per RPA?
  Alle Beteiligten müssen gehört werden. Auf diese Weise identifiziert man schnell mögliche repetitive oder redundante Prozessschritte oder erkennt, welche Teilschritte / Aktionen sich durch Automatisierungen beschleunigen lassen. Es empfiehlt sich, zusätzlich Mitglieder der IT mit einzubeziehen, um von Anfang die Einbindung in die IT-Infrastruktur mitzudenken.

• Entstehen Mehrwerte, wenn weitere Bereiche Daten beisteuern oder lassen sich Informationen an anderer Stelle ebenfalls verwenden?
  Können die Daten / Informationen auch für andere Bereiche oder Teams interessant sein? Müssen sie evtl. aufbereitet / transformiert oder mit anderen Quellen kombiniert werden? Oft zeigt sich, dass eine Information an mehreren Stellen hilfreich ist.

• Monitoring und Optimierung des automatisierten Prozesses
  Eine kontinuierliche Überwachung des Systems hinsichtlich Perfomance und Genauigkeit ist ebenso nötig wie die Möglichkeit eines eventuellen Eingreifens. Aus diesem Grund müssen BPA-Bots bzw. die Lösungen, mit denen sie realisiert werden, Möglichkeiten schaffen, dass User die Handlungen der Bots überstimmen können.

BPA-Lösungen bieten mehr Möglichkeiten als ihre RPA-Verwandten. So lassen sich bspw. per OCR-Texterkennung Inhalte von Dokumenten auslesen und je nach Art des Inhalts werden verschiedene Prozesse ausgelöst. Ein Beispiel der intelligenten Rechnungsprüfung: Per OCR wird der Inhalt eines Dokuments erkannt. Handelt es sich um eine Rechnung, so werden automatisch Betrag, Rechnungsadresse und Objekt aus dem Dokument den jeweiligen Kostenstellen zugeordnet und anschließend korrekt kontiert. Alle anderen Dokumente könnten dann einem speziellen Empfängerkreis zur weiteren Verarbeitung weitergereicht werden. Oder aber es werden Service-Tickets anhand von Signalwörtern analysiert, um so die passenden Ansprechpartner / Techniker zu identifizieren und die entsprechende Aufgabe zuzuweisen.

Vorteile BPA

• Umsetzung von Data Governance
• Optimierte Workflows
• Skalierungsmöglichkeiten von Prozessen
• Erhöhte Sicherheit
• Nutzung unstrukturierter Daten

Automatisierung von Geschäftsprozessen in der Praxis

Der Impuls zur Automatisierung kann sowohl Bottom-Up als auch Top-Down geschehen. Daher ist es für Unternehmen immens wichtig, die richtigen Kommunikationswege für die Identifikation von Use Cases zu bieten. Klassische Mittel sind oft mehrere Meetings zum Innovationsmanagement. Oft kommen hier jedoch nur wenige Teile eines Unternehmens zusammen, da ein umfassender Diskurs mit allen Beteiligten kaum möglich ist. Meist wissen jedoch die einzelnen Teammitglieder am besten, welche Aktionen sich am besten umsetzen lassen. Nach der Identifikation bietet sich der Einsatz einer unternehmensweiten Plattform wie YUNA an. Eine Plattform, die team- und abteilungsübergreifende Informationen und Daten verbindet und mit der sich Automatisierungen (auch von Teilschritten) realisieren lassen.

Ein Bottom-Up-Beispiel:
User eines Teams tragen täglich Kennzahlen aus verschiedenen Software-Lösungen zusammen, um diese als zeitlichen Verlauf in Excel zu visualisieren und als Report per Mail zu versenden.

YUNA ermöglicht es, dieses Bottom-Up-Wissen nutzbar zu machen. Dazu lassen sich im Workflow-Manager die entsprechenden Fälle skizzieren, alle nötigen Informationen und Datenquellen angeben, Zuständigkeiten verteilen und Zieltermine festlegen. Zusätzlich können sie auf weitere evtl. hilfreiche Daten und deren Ablageort hinweisen. Auf diese Weise erhalten EntwicklerInnen alle Informationen zur Umsetzung solcher RPA bzw. BPA-Bots und können diese realisieren.

Zusätzlich lassen sich auch Endpunkte/Trigger in YUNA definieren, die dann verschiedene Aktionen auslösen. Denkbar wäre das Auslösen eines separaten Skriptes, z.B. einer Benachrichtigung eines bestimmten Nutzerkreises oder das Reagieren auf ein Event aus anderen Quellen, wie dem Überschreiten eines bestimmten Wertes, dem Anlegen eines LDAP-Users oder dem Empfang einer E-Mail.

Um die nötige Logik im Prozess abzubilden, lassen sich einzelne Schritte per Skripte abhandeln. Ein möglicher Schritt wäre bspw. der Datenabzug aus einem CRM-System, ein weiterer befasst sich mit der Aufbereitung unstrukturierter Daten, wie Sensordaten von Maschinen oder Rechnungsdokumenten. Die Skripte selbst werden durch YUNA dann automatisiert im Zuge des Prozesses ausgeführt.

Durch die Anbindung von git-Repositories lassen sich zudem unterschiedliche Varianten von Skripten testen und ausführen. Auch lassen sich einzelne Automatisierungen wiederverwenden oder leicht veränderbar einem übergeordneten Prozess zuweisen. Es ist Usern in YUNA ebenfalls möglich einzelne Skripte, die einem Prozess zuarbeiten aber nicht unbedingt Teil des Prozesses sind, wie zusätzliche Datenabzüge oder der Generierung von Reports, per Skript, separat auszuführen oder zyklisch auszuführen – ohne über Fachkenntnisse der Modelle / Skripte zu verfügen. Auf diese Weise lassen sich umfassende BPA-Bots unter Einhaltung aller Compliance und Data Governance Richtlinien erstellen.

Fazit

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist abhängig vom Umfang des Prozesses. Sollen einzelne Aktionen, die stets gleich auszuführen sind, automatisiert werden, sind RPA-Bots das Mittel der Wahl. Das große Potenzial sich als Unternehmen weiterzuentwickeln, liegt jedoch in der umfassenden Automatisierung von Geschäftsprozessen: Hier werden Potenziale identifiziert, die redundante Schritte und Doppelarbeit entfernen, die Prozesse verschlanken und auch auf andere Bereiche abstrahlen können.

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